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Dans le planning de la vie d’une entreprise, les évènements font partie intégrante. En effet, en une année, il y a au moins un séminaire, une conférence, un team building et beaucoup d’autres situations qui exigent une organisation préalable.
Les responsables d’entreprise doivent conclure un partenariat avec des prestataires évènementiels pour l’organisation de ces différents évènements.
Néanmoins, parmi les nombreuses agences évènementielles existantes sur le marché, il est difficile de faire le choix. Dans cet article, nous allons découvrir quelques conseils pour pouvoir choisir un prestataire pour l’organisation évènement des entreprises.
Les raisons pour lesquelles il faut recourir à un prestataire
En préparant un évènement pour votre entreprise, que ce soit dans l’enceinte où à l’extérieur de cette dernière, il est très important de bien l’organiser et dans les meilleures des conditions. En effet, une réception est toujours synonyme d’image de votre entreprise et elle permet de rehausser l’image externe de cette dernière, aussi il est important de veiller à son bon déroulement.
Si votre réception professionnelle est réussie alors le succès de cette dernière aura une bonne répercussion sur son environnement et surtout vis-à-vis des clients cibles de l’entité.
Mais pour que cet objectif soit atteint, la priorité est de mettre en place une bonne organisation d’évènement et beaucoup de planification au préalable que seuls les spécialistes peuvent effectuer en un temps record, car ils sont habitués et expérimentés.
Ainsi, son succès dépend entièrement du choix du BON prestataire ou de la bonne agence ou encore de la bonne entreprise, sans quoi, les mauvaises surprises seront au rendez-vous.
Sept critères à prendre en compte pour sélectionner votre prestataire
Vous pouvez alors choisir votre agence d’organisation évènement si l’un des critères suivants attire votre attention chez elle. Toutefois, votre choix dépendra du type d’évènement que vous voulez faire pour votre entreprise, du nombre de personne qui sera invitée à y participer, de type de repas qui sera à servir pour vos convives et surtout pour le budget que vous estimez pour cette dernière.
- Le sérieux
Le premier élément à prendre en compte est le sérieux de l’entreprise à laquelle vous allez faire appel. Ce dernier se démontre alors par sa réactivité vis-à-vis de la demande de renseignement dont vous lui avez fait part.
Le prestataire s’il est de bonne foi devrait alors dès le départ être réactif à vos demandes et être capable de faire un premier contact avec vous en vous appelant par exemple ou vous envoyer une réponse sous 48 h au plus. C’est le délai maximum pour analyser vos cahiers de charges et pour faire l’étude de votre cas. Mais cette dernière devrait également vous fournir un devis incluant tous les détails de vos cahiers de charges dans le respect de la transparence tarifaire.
- La notoriété
Vous pouvez aussi vous baser sur la notoriété de l’entreprise alors en regardant par exemple le booking de cette dernière sur ses différentes réalisations. Mais vous pouvez aussi regarder sur leur propre site leur e-réputation par rapport aux différents avis émis par leurs anciens clients. Si les commentaires favorables sont plus nombreux que les négatifs, alors vous pouvez en déduire que cette dernière est fiable. Le mieux est que cette agence récolte de bons avis sur leur professionnalisme. Il est fondamental de se renseigner sur l’e-réputation des diverses agences qui ont répondu à votre appel.
- La rigueur
Dans le monde de l’évènement, la rigueur est de mise. C’est donc l’un des éléments les plus importants dans ce domaine. Aussi, il est nécessaire de faire appel à des professionnels en organisation événement qui sont à l’affût des petits détails. Celles qui mettent avant tout leur savoir-faire et leur compétence au service de leur entreprise cliente.
- Les références
Vous pouvez alors vérifier sur leur site internet s’ils en disposent, les différentes références. Ainsi, vous aurez des informations sûres concernant le type de qualité de la prestation qu’ils peuvent vous fournir. En effet, si ces prestataires événementiels disposent de bonnes références, cela signifie qu’ils font montre de sérieux dans leurs services et surtout c’est une bonne garantie pour vous.
- L’expérience
L’expérience est très importante, car plus l’entreprise que vous consulter a fait de la pratique et a été présente sur le marché, plus elle acquiert de l’expérience, de la technique et surtout du professionnalisme. Mais au fil des années, elle peut aussi améliorer sa rapidité d’exécution, développer sa capacité d’innovation et surtout travailler sa créativité. Elle peut donc bien former son personnel. En étant expérimentée, elle réunit la réactivité et sera apte à répondre rapidement aux demandes de ses entreprises clientes, car elle connaît toutes les facettes du métier et les petites techniques pour l’organisation évènement. Expérience est forcément synonyme de qualité et d’alignement de son savoir-faire suivant les différentes évolutions technologiques actuelles.
- L’honnêteté
En revanche, dans le cas où l’agence que vous contactez ne dispose pas de site internet, il est essentiel de discuter avec eux et de leur demander des références ou sinon qu’ils vous proposent les évènements qu’ils ont organisés récemment. Si celui qui discute avec vous se sent à l’aise en répondant à vos questions clairement et précisément, il est donc honnête, par contre si dans le ton qu’il emploie, on voit que la personne est nerveuse ou mal à l’aise, alors, elle est en train de vous mener en bateau.
- Les tarifs
Un autre indicateur à prendre en compte est le tarif. Il est nécessaire avant de recourir à des prestataires d’estimer une fourchette de prix à laquelle votre entreprise est prête à payer pour l’organisation de tel ou tel évènement. Aussi, la meilleure solution est de faire appel à une entreprise qui respecte votre budget et dont les tarifs sont en rapport avec le vôtre. Il est nécessaire d’analyser toutes les offres et surtout d’en faire la comparaison à tête reposée. En effet, si les tarifs sont trop bas, ou au contraire, trop hauts, la meilleure manière de faire le choix est de considérer les charges, mais aussi de faire une analyse de vos besoins réels pour ensuite en faire la comparaison de ces derniers.
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