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À l’ère du numérique et des espaces Internet, il est essentiel que toutes les entreprises et leurs employés apprennent à utiliser et à gérer le stockage en nuage. Dans ce bref guide, nous allons essayer de vous présenter l’espace de nuage gratuit offert par Google.
Le nuage est un lieu virtuel que l’on pourrait considérer comme une bibliothèque. Dans cet espace de stockage, vous pouvez télécharger des données sensibles telles que des fichiers, des documents, des pdf, des images, des vidéos et d’autres médias numériques. L’accès à ces données est réservé uniquement aux personnes qui ont les autorisations nécessaires pour consulter ou modifier ces fichiers que vous soyez dans le déménagement ou les voitures électriques . Pour avoir accès à cet espace, il vous suffit d’avoir une connexion internet et le tour est joué.
C’est précisément cette caractéristique principale qui a permis la diffusion, notamment au sein de l’entreprise, de nombreux outils de stockage gratuits. Les services de cloud computing sont proposés par plusieurs entreprises, les plus connues sont :
Google Drive ;
DropBox ;
Skydrive ;
iCloud.
Si vous avez compris de quoi nous parlons, expliquons maintenant le fonctionnement et l’utilisation de Google Drive.
Qu’est-ce que Google Drive ?
Google Drive est l’un des outils de cloud computing les plus populaires et les plus utilisés dans le monde. Il permet le stockage (archivage) et le partage (mutualisation) de fichiers multimédia, utilisables via le web à partir de tous les appareils associés à cet espace et à ces fichiers.
Qu’est-ce qui fait le succès de Google Drive ? Certainement de par ses principales caractéristiques : les données stockées sont accessibles depuis n’importe quel appareil. Les fichiers sont synchronisés avec la dernière version des fichiers enregistrés dans le stockage en ligne. La mise à jour s’effectue en temps réel et il sera possible à tout moment de travailler sur le fichier dans le nuage pour le partager rapidement grâce à un lien vers d’autres personnes auxquelles vous souhaitez garantir l’accès. Vous pouvez choisir de donner la possibilité de modifier le fichier à l’autre utilisateur ou simplement de lui permettre de le consulter.
Google Drive est compatible avec une myriade d’appareils (pratiquement tous les appareils numériques et technologiques actuellement en circulation). Il fonctionne sur différents systèmes d’exploitation tels que Mac OS X, Microsoft Windows, Android et iOS.
Comment utiliser Google Drive ?
L’utilisation de Google Drive est très simple. Pour mieux l’utiliser, vous devez connaître les éléments qui le caractérisent :
Édition, sur Google Drive, vous pouvez modifier les documents partagés uniquement entre les différents utilisateurs qui ont des autorisations ;
Le versionnage, vous permet de visualiser les versions précédentes du document. En fait, dans ce cas, il sera possible de “remonter le temps” : vous pourrez restaurer les fichiers dans la version dans laquelle ils ont été enregistrés même plusieurs jours auparavant ;
Partage, Google Drive est utile pour partager un document avec d’autres utilisateurs, afin qu’ils puissent le voir ;
S’inscrire sur Google Drive à partir de votre navigateur
Pour pouvoir utiliser cet outil, vous devez d’abord vous inscrire à la plate-forme proposée par Google. C’est très simple et intuitif : si vous disposez déjà d’un compte de courrier électronique proposé par Gmail, il vous suffit de vous connecter et d’accéder à votre espace, sinon vous devez créer votre compte gmail.
Une fois que vous vous êtes inscrit et que vous avez fourni vos données à Google, vous pouvez commencer à utiliser l’espace de stockage gratuit fourni par cette plateforme.
En vous connectant à votre compte, vous pouvez décider si vous voulez utiliser Google Drive via un navigateur web ou télécharger l’application Drive pour Mac ou PC (c’est-à-dire l’utiliser à partir de votre appareil sans passer par le navigateur).
Si vous décidez d’installer Drive sur votre ordinateur (vous trouverez l’élément dans le menu vertical en haut à gauche), procédez à l’installation et suivez attentivement les instructions (Google vous présentera toutes les fonctionnalités et les capacités de Drive).
Avec Google Drive, vous pouvez également travailler sur vos documents hors ligne. Pour activer cette fonction, vous devez être connecté à Internet et avoir téléchargé l’application. Il suffit d’appuyer sur un autre élément à côté du document et de cliquer sur Disponible hors ligne. De cette façon, vous pouvez sauver votre travail.
C’est précisément la force du stockage dans le nuage : les frontières et les lieux de travail sont littéralement détruits. Vous pouvez travailler sur votre dossier au bureau, à la maison, au parc ou dans le train pendant un voyage. Une fois le travail effectué, il vous suffit de synchroniser (via une connexion internet) le fichier et d’avoir la version mise à jour disponible et accessible dans votre compte. Prêt à être réutilisé quand vous en avez besoin.
Connectivité et compatibilité entre plusieurs appareils
Nous avons déjà anticipé dans le paragraphe précédent que Google Drive est disponible et compatible sur différents appareils et systèmes d’exploitation.
Pour accéder à Google Drive depuis un smartphone, il suffit de télécharger l’application depuis le magasin de votre système d’exploitation. (par exemple PlayStore pour les utilisateurs d’Android), accédez à votre compte et disposez de tous les fichiers téléchargés sur votre espace de stockage virtuel.
Que puis-je faire avec Google Drive ?
Sur Google Drive, vous pouvez créer de nouveaux fichiers ou télécharger des documents sur votre disque dur.
Dans le menu déroulant de gauche, vous trouverez le bouton “Créer” ou “Télécharger”. Vous pourrez ainsi créer ou télécharger un nouveau fichier dans votre espace.
L’affichage des documents est très pratique, vous pouvez les classer par ordre alphabétique, en fonction de la dernière modification ou de l’utilisateur/compte qui a créé le dossier. Vous pouvez également les afficher sous forme de “liste” ou de “grille”.
Dans le menu de gauche, vous pouvez également choisir les fichiers à afficher :
Mes fichiers sont les fichiers que vous avez téléchargés ou créés sur l’espace et qui sont accessibles à d’autres utilisateurs ;
Les fichiers partagés avec moi sont ceux que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous afin de les visualiser ou de les modifier ensemble ;
Pour chaque type de fichier ou de projet, vous pouvez créer des dossiers afin de maintenir vos fichiers en ordre du mieux possible.
L’espace Google Drive disponible gratuitement est de 15 Go de stockage. Si vous avez besoin de plus d’espace, vous pouvez acheter de la mémoire supplémentaire par le biais de la même plateforme en procédant à l’achat avec les différentes procédures de paiement disponibles.
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