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1515 Tout au long du cycle de vie des petites entreprises, les priorités et les obligations sont nombreuses. Il est donc important de savoir à quels besoins se consacrer pleinement, et quelles sont les conditions à remplir pour espérer grandir rapidement.
La facturation compte parmi les points indispensables à maîtriser lorsque l’on souhaite développer une entreprise comme il se doit. Une gestion efficace du volet facturation comporte de nombreux enjeux pour une entreprise.
Dans cet article, retrouvez tous les points essentiels d’un processus de facturation et nos judicieux conseils pour optimiser celui-ci.
L’importance de la facturation
La facturation est un processus qui compte parmi les points clés du développement d’une entreprise. Elle touche à la comptabilité de l’entreprise mais également à sa trésorerie et à ses ressources.
La facturation détermine aussi la bonne tenue de la fiscalité de l’entreprise et lui permet de continuer à fonctionner convenablement. Par ailleurs, les entreprises ont pour obligation de conserver toutes leurs factures d’un point de vue légal. Tous ces paramètres imposent la mise en place d’un cadre approprié pour bien gérer sa facturation.
Quelques conseils pour une bonne facturation
Pour optimiser la facturation de votre entreprise, il faut veiller à choisir des solutions aussi complètes que possible, dans les limites de votre budget. Tout commence idéalement par une bonne organisation de tout le processus de facturation. Il s’agit donc de définir une méthodologie claire qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur toutes les étapes qui le constituent.
Il est très important de clarifier toutes les conditions qui assurent le paiement du client, et ce, dès le départ. Les entreprises pouvant se différencier par un processus de règlement qui leur est propre (comme des frais supplémentaires en cas de retard, par exemple), certaines règles et modalités doivent toutefois être mises en place dans le respect des lois en vigueur et chaque client doit en être informé afin d’éviter d’éventuels litiges.
Par ailleurs, il est recommandé de numéroter les factures de tous les clients afin d’améliorer le processus de facturation. Cela permet notamment de savoir l’ordre dans lequel les factures ont été rédigées et d’éviter toute ambiguité. Cela a pour but d’aider l’entreprise à tenir une comptabilité organisée et à assurer non seulement son fonctionnement mais aussi son évolution.
Automatiser la facturation : une étape nécessaire
Dans un contexte où la majorité des entreprises se décident à entrer de plain-pied dans le monde du digital, les solutions logicielles constituent une excellente façon de faciliter la gestion de la facturation. Ainsi, nombreux outils et logiciels de comptabilité existent et permettent aux entreprises de produire des factures plus facilement.
Un logiciel de facturation efficace permettra de gagner un temps précieux dans tout ce processus, en plus d’assurer une gestion plus optimale. S’il existe des logiciels de facturation en ligne, il est en général plus judicieux de miser sur les solutions intégrées à un outil CRM.
Pour vous donner un exemple, un outil de gestion de la relation client comme Teamleader permet de regrouper les informations relatives à un client dans une base de données unique. Cela implique donc les factures émises, les instances de paiement et chaque échange ou interaction réalisée avec un client.
Au-delà d’un processus de facturation qui s’en retrouve bien plus aisé, l’entreprise qui dispose d’un CRM adapté peut ainsi profiter d’un cadre propice à l’amélioration de sa relation client. Pour cette raison, Teamleader permet de planifier et d’organiser des projets, de gérer la création de devis, l’expédition de factures et même la réception de paiements.
La question de la facturation touche ainsi directement à l’amélioration de la relation client, cette dernière impactant considérablement le développement de l’entreprise dans son ensemble.
Pour la réclamation et le suivi des paiements
Pour les factures envoyées, il est important de maintenir une veille permanente. Un logiciel de gestion est le moyen de recevoir les paiements dus, ou tout du moins, de se donner la possibilité de faire parvenir des rappels au client. Disposer de certains logiciels de facturation performants est aussi l’occasion de profiter d’une aide précieuse en ce qui concerne la gestion des factures.
Il s’agit d’une solution à envisager s’il vous est difficile de garder des traces de vos échanges avec un client, ou si vous estimez que cela vous prend trop de temps. L’enjeu principal des conditions de paiement d’une entreprise est de l’aider à se développer et à être productive, donc important de veiller à les respecter en s’équipant du matériel nécessaire pour y arriver.
L’image de marque de l’entreprise
Une gestion automatisée de la facturation permet à l’entreprise d’adopter une attitude professionnelle vis-à-vis des clients. L’aisance de sa gestion et de ses relances renvoie au client une image professionnelle qui se répercute tout au long de la relation client.
Le professionnalisme et la qualité du suivi en termes de facturation participent largement à bâtir l’image de l’entreprise sur la durée. Les petites erreurs qui peuvent survenir dans une gestion manuelle des factures disparaissent totalement pour les entreprises qui font le choix d’un système automatisé.
La gestion de la facturation pour les PME
En définitive, gérer sa facturation de manière efficace doit constituer une véritable priorité pour les PME. Mettre trop de temps à transmettre ses factures augmente le risque d’impayés et retarde considérablement les rentrées dont l’entreprise a besoin. Disposer d’un système de gestion de facturation efficace permet de facturer le client dès la transaction et donc de renvoyer une image professionnelle qui bénéficie à l’entreprise.
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